Welk proces automatiseer je als eerste in je mkb?

Welk proces automatiseer je als eerste? Die vraag hoor ik vaker dan "moet ik wel met AI aan de slag". Ondernemers zijn er inmiddels wel uit dat er iets moet gebeuren. Het probleem zit een stap eerder: er liggen tien processen op tafel die allemaal "wel wat automatisering kunnen gebruiken", en niemand in het bedrijf durft te zeggen welke het eerst aan de beurt is.

Iedereen wijst naar iets anders

Vraag het aan de binnendienst en je krijgt de offertes. Vraag het aan de boekhouder en het is de facturatie. Vraag het aan wie de telefoon opneemt en het zijn de standaardvragen die iedere dag terugkomen. Ze hebben allemaal gelijk, en dat is precies het probleem. Zonder een manier om processen tegen elkaar af te wegen kies je op gevoel, en gevoel is meestal het proces dat het hardst piept op het moment dat je de beslissing neemt.

Ondertussen blijft het merendeel van de mkb-bedrijven aan de zijlijn staan. Nog geen één op de vijf zet AI structureel in, tegenover ruim twee derde van de grote bedrijven, blijkt uit cijfers die teruggaan op CBS Statline (searchlab.nl). Dat gat groeit niet doordat kleinere bedrijven het niet zouden willen. Het groeit omdat de eerste keuze te lang blijft liggen terwijl de grotere partij gewoon begint, evalueert, en bijstuurt.

Kies op impact en meetbaarheid, niet op toeval

Het proces dat je als eerste aanpakt, hoeft niet het grootste te zijn. Het moet wel twee dingen hebben: je kunt aanwijzen hoeveel tijd of omzet het nu kost, en je kunt over drie maanden aantonen of het beter is geworden. Een offerteproces waarbij een aanvraag nu drie dagen blijft liggen voordat iemand ernaar kijkt, voldoet aan allebei. Je weet wat het kost: vertraging, afhakende leads, een concurrent die sneller belt. En je kunt over drie maanden gewoon meten hoe lang het nu duurt. Op peterreckers.nl bouw ik dat soort trajecten regelmatig: niet omdat offertes toevallig sexy zijn, maar omdat het bijna altijd het proces is waar tijdwinst direct in de omzet terug te zien is.

Wat ik zelden zie werken: het proces kiezen omdat het technisch het makkelijkst is. Een simpel scriptje dat data van A naar B kopieert voelt als een snelle overwinning, maar als niemand het mist wanneer het uitvalt, heb je ook niet bewezen dat automatisering iets oplevert. Dan heb je een demo gebouwd, geen argument voor de volgende stap.

Het klinkt bijna te simpel om apart te benoemen: neem het proces waar je nu al pijn van hebt, en waar je over een kwartaal een eerlijk antwoord kunt geven op de vraag of het geholpen heeft. Toch is dat precies waar de meeste eerste pogingen op vastlopen: niet op de techniek, maar op de knoop die niemand doorhakt.

Welk proces zou bij jou als eerste boven komen drijven als je iedereen in je team dezelfde vraag stelde? En durf je het antwoord, ook als het niet het proces is waar je zelf het meest verstand van hebt?