Verborgen kosten software mkb zitten in de koppeling

Je tekent een abonnement voor een nieuwe tool en denkt dat de rekening daarmee rond is. Drie weken later bel je met een developer over hoe die tool moet praten met je boekhouding, je CRM en dat ene spreadsheet waar niemand aan durft te komen. De software werkt al. De rest nog niet.

Verborgen kosten software mkb: waar ze vandaan komen

Bij een nieuw abonnement gaat het gesprek bijna altijd over de maandprijs. Wat niet op die offerte staat, is het werk om de tool te laten praten met wat je al hebt. Prijsopgaves voor zo'n koppeling lopen uiteen van een paar duizend euro voor een standaardverbinding tussen bekende systemen tot tienduizenden euro's zodra het maatwerk wordt, met doorlooptijden van een paar weken tot ruim een maand (coding.agency). Dat heeft weinig te maken met het bedrag dat de SaaS-leverancier op de factuur zet.

Dat valt buiten de eerste berekening omdat de tool zelf het makkelijke deel is. Je klikt op kopen, vult je gegevens in, en binnen een uur draait het eerste scherm. De koppeling met je bestaande systemen is een apart project met een eigen planning, en die rekening komt pas ter sprake zodra de eerste factuur van de implementatiepartner binnenkomt. De verborgen kosten van software zitten dus niet in wat je koopt, maar in wat je al had.

Wat dit betekent voor een mkb-bedrijf dat wil groeien

Ondernemers die ik spreek in Rotterdam kiezen vaak voor kopen boven bouwen, en terecht. Een kant-en-klare tool is sneller te proberen dan een maatwerktraject. Maar de vraag die te weinig gesteld wordt voordat je tekent, is niet wat dit per maand kost, maar wat dit straks allemaal moet aanspreken. Een offerteproces dat sneller moet, raakt al snel je CRM, je voorraadsysteem en je boekhouding tegelijk. Reken je dat niet door, dan betaal je het abonnement en de koppeling, en de koppeling is meestal het duurdere deel.

Dat is geen reden om dan toch alles zelf te bouwen. Zelf bouwen heeft een eigen rekening, die net zo makkelijk uit de hand loopt. De keuze die er het meest toe doet gaat niet over bouwen of kopen, maar over welke koppelingen je straks nodig hebt en of de tool die je nu overweegt daar al rekening mee houdt. Dat gesprek voer ik met klanten voordat er een handtekening onder een contract staat, juist omdat die rekening achteraf bijna altijd hoger uitpakt dan vooraf gedacht.

Ik schreef eerder al over het dilemma tussen zelf bouwen en kopen. Wat ik daar nog had moeten toevoegen: vraag bij elke tool die je overweegt eerst hoeveel het kost om hem aan te sluiten op wat je al hebt, voordat je naar de maandprijs kijkt. Welke tool in jouw bedrijf is de laatste keer duurder uitgevallen dan de offerte beloofde?