Klein mkb automatiseren loopt achter op groot

Je rekent het begrotingsseizoen weer uit, en schuift het automatiseringspotje voor volgend jaar een stukje naar achter. Weer een offerte die drie dagen op de stapel ligt, weer een collega die een uurtje overwerkt om de achterstand weg te werken. Volgend jaar pak je het serieus aan, denk je. Maar de cijfers zeggen iets anders: klein mkb automatiseren gebeurt nu al half zo vaak als bij de grote jongens, en het gat wordt niet kleiner door te wachten.

Klein mkb automatiseren loopt achter op groot

Het Centraal Bureau voor de Statistiek vroeg dit voorjaar aan Nederlandse ondernemers hoe ze omgaan met personeelstekort. Vierenzestig procent van de bedrijven heeft er last van, van de kleinste zaak tot de grootste speler. Maar de reactie verschilt enorm. Bij bedrijven met 250 of meer medewerkers investeert 40,4 procent in automatisering om het tekort op te vangen. Bij bedrijven met 5 tot 50 medewerkers is dat 20,1 procent, nog niet de helft.

Dat verschil zit niet in budget alleen. Een groot bedrijf heeft een IT-afdeling die een project kan trekken zonder dat de directeur er zelf induikt. Bij een klein mkb-bedrijf is de eigenaar meestal degene die het moet oppakken, naast de offertes, de klantgesprekken en de rest van de zaak. Dus blijft het liggen, keer op keer, terwijl het probleem waar automatisering een antwoord op is, het personeelstekort, bij klein en groot precies even hard speelt.

AI gebruiken is iets anders dan werk automatiseren

Tegelijk is het niet zo dat klein mkb niets met AI doet. Uit het Barometeronderzoek van Exact onder ruim 1.700 Nederlandse mkb-bedrijven blijkt dat zeventig procent van de ondernemers inmiddels AI gebruikt, tegen drieëndertig procent een jaar eerder. Een flinke sprong. Maar kijk je naar waarvoor, dan valt het tegen: 56 procent zet AI vooral in voor het schrijven van teksten of het maken van beelden, en maar een derde gebruikt het voor echt inzicht in de bedrijfsvoering. 47 procent weet niet goed hoe ze AI effectief moeten inzetten op hun eigen processen.

Dat is het verschil tussen een los trucje en een proces dat structureel tijd teruggeeft. Een AI-tool die een conceptmail schrijft bespaart een paar minuten. Een offerteproces dat automatisch de juiste gegevens verzamelt, een voorstel opstelt en binnen het uur de deur uit gaat, scheelt elke week opnieuw tijd en zorgt dat een lead niet afkoelt terwijl hij op een antwoord wacht. Dat tweede is waar het verschil tussen groot en klein mkb vandaan komt: niet wie AI gebruikt, maar wie het op een proces durft te zetten.

Ik zie het bij de bedrijven waarmee ik vanuit 42Workspace in Rotterdam werk terug. Niemand twijfelt nog aan of AI wat kan betekenen. De twijfel zit in de vraag wie het oppakt, en wanneer. Dat begrotingsgesprek dat je nu voert voor volgend jaar is dus niet zomaar een regeltje op een lijst. Het is het moment waarop je bepaalt of je bij de 20 procent blijft hangen, of verschuift naar de kant waar het tekort wel wordt opgevangen. Welk proces zou bij jou als eerste tijd vrijmaken als je het nu zou aanpakken, in plaats van er bij het volgende begrotingsgesprek weer overheen te kijken?