Zelf bouwen of kopen: waarom mkb te snel kiest

Een klant zei het laatst hardop tegen me: "Ik heb voor bijna elk probleem in mijn bedrijf een los abonnement." Boekhouding een tool. Planning een tool. Klantcontact een tool. Rapportage een tool. Zeven tools, zeven facturen, en de vraag die hij nooit had gesteld: had dit eigenlijk gemoeten?

Dat is precies waar het bij zelf bouwen of kopen misgaat. Niet bij de keuze zelf. Bij het moment waarop je die keuze maakt. De meeste mkb-ondernemers stellen zichzelf de vraag pas als het probleem al een naam heeft gekregen. "Ik heb iets nodig voor facturatie" wordt binnen een uur "welke facturatie-tool kost het minst." Die afweging komt niet meer aan bod, want er is al een antwoord gekozen voordat het probleem goed is bekeken.

Wat er echt gebeurt tussen de systemen

Software kopen lost het zichtbare probleem op. Je krijgt een dashboard, een login, een factuur per maand. Wat het niet oplost, is het stuk werk tussen de systemen in: het overtypen van een offerte in de boekhouding, het kopiëren van een naam uit de CRM naar de planning, het handmatig doorzetten van een goedkeuring naar de volgende collega. Dat stuk werk is niemands verantwoordelijkheid, want geen van de zeven abonnementen is ervoor gebouwd. Het is het gat tussen de tools, en daar zit het echte tijdverlies (zie ook mijn stuk over tijdverlies in het offerteproces).

Onderzoek naar softwaregebruik in het mkb laat een patroon zien dat ik herken uit gesprekken met klanten: een groeiend bedrijf verzamelt tools sneller dan het ze afschaft. Niemand neemt bewust het besluit om tien abonnementen te hebben. Het gebeurt tool voor tool, probleem voor probleem, tot iemand de rekening optelt en schrikt.

Zelf bouwen of kopen: de vraag die je te weinig stelt

Zelf bouwen is niet per se beter. Voor werk dat iedereen op dezelfde manier doet, zoals boekhouden, plannen en factureren, bestaat er allang goede software, en die opnieuw uitvinden is geld verbranden. Maar voor het proces dat uniek is voor hoe jouw bedrijf werkt, het stukje tussen de systemen dat bij jou net anders loopt dan bij de buurman, is een kant-en-klare tool zelden de oplossing. Die tool is gebouwd voor de gemiddelde klant, niet voor jouw uitzondering, en dus ga je zelf compenseren: met een extra Excel-sheet, een extra check, een extra collega die het overtypt.

De echte vraag zit niet in zelf bouwen of kopen, maar in welk deel van je werk standaard is en welk deel precies de reden is waarom klanten bij jou komen. Het standaarddeel koop je. Het andere deel verdient iets dat om jouw proces heen is gebouwd, niet andersom.

Ik ben benieuwd hoeveel abonnementen er in jouw bedrijf zijn ontstaan zonder dat iemand er expliciet voor gekozen heeft. Tel ze eens op. De uitkomst is vaak een goed startpunt voor het gesprek dat je eigenlijk had willen voeren.