Rommelig proces automatiseren met AI? Dat werkt niet

Drie van je mensen maken een offerte. Allemaal op hun eigen manier: andere volgorde, andere korting, andere opmaak. Zet daar nu AI bovenop om het sneller te maken. Wat krijg je? Geen snellere offerte. Je krijgt drie snellere offertes, die alle drie een andere uitkomst geven. Dit is precies waarom een rommelig proces automatiseren met AI niet werkt: je maakt het probleem niet kleiner, je maakt het drie keer zo snel.

Dit is de valkuil die ik het vaakst zie bij MKB-bedrijven die willen automatiseren. Niet een gebrek aan ambitie, niet een verkeerde tool. Een proces dat nooit hardop is vastgelegd, met AI erbovenop geplakt.

Waarom AI de rommel versnelt in plaats van oplost

Onderzoek naar mislukte AI-projecten wijst steeds naar dezelfde plek, en dat is niet de technologie. Uit onderzoek van MIT (NANDA, 2025) blijkt dat 95 procent van de AI-pilots in bedrijven geen meetbaar resultaat oplevert op de resultatenrekening, zoals ook Struon beschrijft aan de hand van een vergelijkbaar voorbeeld: een planningsysteem, boekhouding en orderverwerking die los van elkaar staan, met een AI-copilot erboven die dezelfde chaos alleen sneller maakt.

Dat is het patroon. Niet het model is te dom. De data is rommelig, het proces is nooit vastgelegd en niemand is eigenaar van de vraag hoe het eigenlijk zou moeten lopen. Zet een AI-laag op drie systemen die elkaar niet begrijpen, en je krijgt diezelfde drie systemen terug. Alleen sneller, en met evenveel vertrouwen in de uitkomst als ervoor.

Wat dit praktisch betekent voor jouw bedrijf

Bij peterreckers.nl begin ik daarom altijd met de vraag hoe een proces nu daadwerkelijk loopt, voordat er een regel code wordt geschreven. Niet omdat dat spannend is. Omdat een proces automatiseren dat zelf nog niet klopt, het probleem verbergt onder een laag snelheid. Je ziet het pas als het misgaat: een offerte die binnen een uur de deur uit is, maar met de verkeerde korting erop. Een lead die direct wordt opgevolgd, met het verkeerde antwoord in het automatische bericht.

De bedrijven waar automatisering wel aanslaat, hebben vaak één ding gemeen. Iemand heeft eerst hardop gezegd hoe het proces zou moeten lopen, voordat er AI bijkwam. Niet uitgeschreven in een handboek, niet in een werkgroep van drie maanden. Gewoon: dit is vanaf nu de norm, hier wijken we niet meer van af. Dat kost een middag van iemand die het proces kent. Veel minder dan een AI-project dat na een kwartaal stilvalt omdat niemand de uitkomst nog vertrouwt.

En dat is ook waarom automatiseren bij ons altijd op de bestaande praktijk van het bedrijf wordt gebouwd, niet op een ideaalplaatje ervan. Het proces dat er al is, moet eerst kloppen. Pas daarna heeft AI iets om sneller te maken.

Ik vraag klanten weleens: als ik vandaag drie van je mensen vraag om dezelfde offerte te maken, krijg ik dan drie keer hetzelfde terug? Het antwoord is bijna nooit ja. Dat is prima om te weten voordat je AI erbij haalt. Veel vervelender om het te ontdekken nadat het project is mislukt.