AI als losse tool: waarom je nog niet begonnen bent

Zeven op de tien mkb-ondernemers zeggen dat ze AI gebruiken. Een jaar eerder was dat nog een derde. Dat blijkt uit de MKB Barometer van softwaremaker Exact, onder ruim 1.700 ondernemers. Mooi cijfer. Alleen zetten ondernemers AI vooral in als losse tool voor eenvoudige taken. En als je denkt dat je daarmee begonnen bent, kijk je straks naar je cijfers en zie je niets veranderen.

Kijk maar wat er in dat onderzoek staat. 56 procent schrijft er teksten mee of maakt er afbeeldingen mee. 36 procent gebruikt het voor inzicht in de bedrijfsprestaties. En 47 procent weet nog niet goed hoe ze AI effectief inzetten in de eigen organisatie. Het gebruik is dus verdubbeld, terwijl bijna de helft niet weet wat ze ermee moet. Volgens Joep Hoeks van Exact gebruiken veel mkb'ers AI nog als losse tool naast het dagelijkse werk, en is de volgende stap dat AI onderdeel wordt van bedrijfsprocessen.

Het CBS komt op een ander getal. Van de bedrijven met 2 tot 10 mensen gebruikte in 2025 13,8 procent AI, en van de bedrijven met 10 tot 250 werknemers 29,8 procent. Die cijfers kun je niet naast elkaar leggen. Het CBS meet zeven specifieke technologieën, Exact vraagt ondernemers wat ze zelf gebruiken. Toch denk ik dat een deel van het gat hier zit: tussen iemand met een chatvenster open en een bedrijf waar AI ergens is ingebouwd. Dat is mijn lezing, geen meetresultaat.

Waarom AI als losse tool je bedrijf geen ruimte geeft

Neem je binnendienst. Iemand schrijft een klantmail nu in vijf minuten in plaats van vijftien. Fijn voor die collega. Maar de aanvraag moet nog steeds worden overgetypt. De planner belt nog steeds na. De factuur ligt nog op dezelfde stapel. Die tien minuten zitten verspreid over de dag, in stukjes die te klein zijn om er een extra klant mee te helpen.

Daar zit de denkfout. Tijdwinst per persoon telt niet vanzelf op tot ruimte in je bedrijf. Die ruimte krijg je pas als er een stap uit de keten verdwijnt. En een stap verdwijnt niet doordat één collega sneller typt.

En de winst zit vast aan die ene persoon. De handige opdrachten staan in een eigen account. Is die collega ziek of weg, dan loopt het werk weer zoals vorig jaar.

Voor een bedrijf met groeiambitie is dat een serieus punt. In april meldde 64 procent van de bedrijven een personeelstekort. Bij grote bedrijven koos 40 procent automatisering als belangrijkste antwoord, bij kleine bedrijven 20 procent. Als je wilt groeien zonder personeel aan te nemen, heb je weinig aan losse minuten. Je hebt ruimte nodig voor die extra klant.

De eerste stap is een besluit van jou

Kevin Boon schreef het in juli zo op Frankwatching: "AI levert pas echt iets op als het onderdeel wordt van een workflow". Dan is een nieuwe tool dus ook niet je eerste stap. Die heb je al.

Wat ontbreekt is het besluit dat iets van het bedrijf wordt. Eén stuk werk waarvan jij zegt: dit loopt voortaan anders, voor iedereen, ook als de collega die het bedacht op vakantie is. Dat kan een medewerker niet voor je regelen. De binnendienst gaat niet over het werk van de planner. Dus blijft het liggen, en iedereen is tevreden. Je team voelt zich bij de tijd en jij hebt je vinkje bij AI.

Het goede nieuws is dat AI als losse tool wel iets oplevert: een gratis kaart. Wat je team nu in een chatvenster plakt, wijst aan welk werk ze zat zijn. Daar hoef je niemand voor in te huren. Je kunt het gewoon vragen. Wat dat daarna van jou vraagt, schreef ik eerder op.

Nog een eerlijke noot. Exact verkoopt software, en ik bouw dit soort processen voor mkb-bedrijven in de regio Rotterdam. We hebben allebei belang bij dit verhaal. Reken het dus zelf na. Pak het aantal klanten of orders per medewerker van vorig jaar en van nu. Is het AI-gebruik omhoog en dat getal niet, dan ben je nog niet begonnen.

Zet morgen in gedachten alle AI-accounts in je bedrijf uit. Wat valt er dan stil, behalve dat iedereen weer wat langzamer typt?