Gegevens dubbel invoeren: de werkdag die je mkb mist

Vraag je binnendienst wat ze de hele dag doen, en je hoort: offertes, orders, klanten bellen. Vraag het daarna nog een keer, maar nu per handeling. Dan komt het eruit. Een order komt binnen per mail. Iemand typt hem over in het ordersysteem. De leverdatum gaat met de hand in de planning. De klantgegevens nog een keer in het boekhoudpakket. Gegevens dubbel invoeren hoort in veel mkb-bedrijven gewoon bij het werk. En omdat niemand het zo noemt, staat het ook nergens op de begroting.

Waar de uren echt heen gaan

Visma liet Kantar onderzoek doen onder ruim tweehonderd Nederlandse ondernemers. Ruim 41 procent besteedt de helft of meer van de werkweek aan administratieve taken, meldt Accountant.nl. Eén op de tien zit zelfs op tachtig procent. Dat gaat over de ondernemer zelf. Het team komt daar nog bij.

Tegelijk draaien ondernemers overuren om gaten op te vullen. In onderzoek van Motivaction voor New10 onder 553 bedrijven zegt bijna een op de drie mkb'ers extra uren te maken vanwege de bezetting, schrijft MKB Servicedesk. Twee derde werkt tussen de 40 en 50 uur per week.

Leg die twee naast elkaar en je ziet het probleem. Er is te weinig tijd. En een flink deel van de tijd die er wel is, gaat naar werk dat niets toevoegt. Een klantnaam die je voor de derde keer typt, maakt de klant niet blijer. Een order die je van mail naar systeem kopieert, levert geen euro extra op. Gegevens dubbel invoeren is alleen nodig omdat je systemen niet met elkaar praten.

Waarom gegevens dubbel invoeren blijft bestaan

Overtypen voelt niet als een probleem. Het zijn steeds een paar minuten. Niemand plant er een middag voor in. Maar die minuten stapelen zich op, per order, per klant, per dag. En ze zitten precies bij de mensen die je het hardst nodig hebt: de binnendienst, de planner, de administratie.

Er is nog iets. Elke keer dat iemand iets overtypt, kan er een fout in sluipen. Een verkeerd huisnummer. Een vergeten regel op de pakbon. Een prijs die niet klopt met de offerte. Dan begint het herstelwerk: bellen, uitzoeken, corrigeren. Dat herstelwerk telt bijna niemand mee, terwijl het vaak meer tijd kost dan het overtypen zelf.

En het groeit mee met je bedrijf. Twee keer zoveel orders is twee keer zoveel overtypen. Wie wil groeien, komt dus vroeg of laat bij de vraag: nog iemand aannemen? In een krappe arbeidsmarkt is dat duur en traag. En eerlijk gezegd neem je dan iemand aan om gegevens van het ene scherm naar het andere te verplaatsen. Dat is zonde van die persoon.

Wat dit betekent als je wilt groeien

Hier wordt AI-automatisering heel concreet. Geen grote visie, gewoon een mail met een order die vanzelf in het juiste systeem landt. Met de juiste klant, de juiste regels en een seintje als er iets niet klopt. Je medewerker kijkt mee en keurt goed, in plaats van alles opnieuw te typen. Dat kan op de systemen die je al hebt, of met een kleine eigen koppeling ertussen.

Stop je met gegevens dubbel invoeren, dan zit de winst niet alleen in uren. Je team doet weer het werk waarvoor je ze hebt aangenomen: klanten helpen, plannen, verkopen. Daarom begin ik bij een nieuwe klant bijna altijd met één vraag. Waar typt iemand iets over dat al ergens digitaal bestaat? Dat antwoord is meestal sneller gevonden dan de ondernemer verwacht. Meer over groeien zonder extra mensen lees je op mijn blog.

Dus een vraag voor jou. Stel dat je morgen een dag naast je binnendienst zit. Hoe vaak zie je ze dan iets typen dat al ergens anders staat? Tel het eens. Ik ben benieuwd wat eruit komt.